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Über den Umgang mit Personalberatern

Neben Stellenanzeigen, Hochschulmessen und elektronischen Stellenmärkten spielen die Personalberater im Recruiting-Geschäft eine bedeutende Rolle. Wer zur Zeit den Stellenmarkt für Juristen beobachtet, wird feststellen, dass zunehmend auch Positionen von Personalberatern ausgeschrieben werden. Auch Kanzleien und Unternehmen beauftragen Personalberater immer öfter damit, neue Mitarbeiter im Wege der Direktansprache (Executive Search, Headhunting) zu finden.
Wir haben Herrn Rechtsanwalt GERBAULET, einem wichtigen Berater dieser Branche, der zudem auch auf den juristischen Bereich spezialisiert ist, einige Fragen gestellt, um Transparenz über den Umgang mit Personalberatern zu bekommen.

1. Der Personalberater - wozu gibt es ihn?

Die externe Suche und Beurteilung von Kandidaten macht Sinn und findet als spezielle Dienstleistung zunehmend Akzeptanz. Es gibt zwar viele schwarze Schafe in diesem Metier, aber der fähige und harte Kern der Consultants ist etabliert. Im Auftrag des Klienten legt der Personalberater Suchfelder fest, spricht durch direkte Animation Kandidaten an, führt Interviews und beurteilt die Bewerber.

2. Wie sieht der ideale Personalberater aus?

Er kann den erfolgreichen Abschluss eines Hochschulstudiums vorweisen, dazu Praxis in verantwortlicher Position, und er sollte mindestens 35 sein. Seine wichtigen und "richtigen" Eigenschaften: Analytisches Geschick, Sensibilität, Kommunikationsfähigkeit. Die Solidität seiner Arbeit sollte sich in einem selbst auferlegten Codex ausdrücken. Aus der Sicht des Kandidaten ist ein Personalberater ideal, wenn er sich um zügige Abwicklung kümmert und im Interview einen sympathischen Auftritt hat. Aus der Sicht des Klienten muss sich der Personalberater feinfühlig in die Situation des Unternehmens hineinfinden. Und der Erfolg zeigt sich in der Besetzung der ausgeschriebenen Position. 3. Generalisten oder Spezialisten?

Ist der Personalberater ein Branchen unabhängiger Generalist, hat er insbesondere in der Besetzung von Top-Positionen Erfolg. Im Headhunting tut sich der Generalist allerdings sehr schwer: Sein Arbeitsaufwand ist immer wieder von neuem groß, die Datenbank teuer und ein Auftrag kann sich durch fehlende Branchenkenntnis hinziehen. Anders beim Spezialisten: Er agiert in engen Grenzen von Funktionen oder Branchen. Er kann aufgrund seines Wissens detailliert Fachfragen stellen. Und er ist innerhalb einer Branche meistens bekannt, wodurch ihm die Akquisition erleichtert wird. Der Spezialist hat auch bessere Karten, wenn der Markt knapp ist. Bei Anzeigen gestützten Ausschreibungen wird er eher in Fachzeitschriften inserieren. Ist der Berater Headhunter, jagt er als Spezialist in einem engen Markt ohnehin unter geringeren Streuverlusten.

4. Stellenanzeigen, immer noch die klassische Methode?

Die Anzeige ist weiterhin unverzichtbares Instrument. In der Tagespresse zielt sie auf breite Gruppen, in special interests auf enge Segmente. Auch Juristen orientieren sich eher an der NJW als an der FAZ. Bei Personalberater-Anzeigen, die aus Gründen der Diskretion oder der Arbeitsteilung veröffentlicht werden, stören oft grafischer Schnickschnack und nette Werbeformulierungen ohne aussagefähige Fakten. Und nicht immer können sich die Kandidaten darauf verlassen, dass beim Personalberater ihre Bewerbung um vieles diskreter behandelt wird als beim Unternehmen selbst.

5. Wie läuft Headhunting?

Ein guter Berater investiert erhebliche analytische Vorarbeit: Branche, Wettbewerber, Zusammenspiel in einer Sozietät u.ä.. Wenn die Position analysiert ist, wird ein Anforderungsprofil erarbeitet und mit cleveren Mitarbeitern (Research) diverse Unternehmen, Kanzleien, Verbände wie auch Kontakte und Kandidaten abgeklopft. Nach einem unverbindlichen Telefonat folgen ausführlichere Interviews mit Kandidaten, die aufgeschlossen sind. Nach der Beurteilung des/der Kandidaten darf der Personalberater seine engste Wahl beim Kunden präsentieren. Entsetzlich, wenn der Mandant dann den eingeladenen Bewerber empfängt: "Auf welche Stellenanzeige haben Sie sich beworben?" Oder: "Warum wollen Sie unbedingt weg?"

6. Wie viel Honorar?

Wie viel Geld ein Personalberater verdienen kann, hängt von ganz unterschiedlichen Faktoren ab, von der Marktstellung, vom Level der vermittelten Position, von Glück und von Fleiß.

Bei Anzeigen gestützten Aktionen berechnet der Personalberater für Erfassung und Bewertung der schriftlichen Bewerbungen, für Telefondienst, Interviews, Einholung von Referenzen und sogar Beratung bei der Vertragsgestaltung eine Pauschale von ca. 15 bis 20 % des geplanten Jahreseinkommens. Schmerzlich müssen die Klienten allerdings akzeptieren, dass die hohen Kosten einer Stellenanzeige (oder zwei oder drei) hinzu kommen.

Geht es um Headhunting, wird sehr oft ein Erfolgshonorar vereinbart, das zwischen 25 und 40 % eines Jahreseinkommens liegt. Wovon der Prozentsatz abhängig ist? Von der Schwierigkeit der Besetzung, von der Marktstellung und dem Knowhow des Personalberaters, vom Level der Stelle oder auch von der Kundentreue. Ist ein Klient ein "Wiederholungstäter", wird einem Berater viel Vorlaufinvestition erspart und deshalb kann er beim dritten, vierten Auftrag kostengünstiger arbeiten.
Ein seriöser Berater wird aber nie ein Honorar von einem Kandidaten verlangen. Auch bei einer Initiativbewerbung ist die kontaktierte Kanzlei oder Firma als Auftraggeber anzusehen, die dann die Kosten des Beraters übernimmt.

7. Welche schriftlichen Unterlagen erwartet der Personalberater?

Antwort: Im Grunde die gleichen wie die Personalabteilung eines Unternehmens. Um aus der reichhaltigen Literatur mit Hunderten von Tipps nur einige Bestandteile einer schriftlichen Bewerbung (in alphabetischer Reihenfolge) zu nennen: Adresse, Alter, Ausbildung, Berufspraxis, Einkommens-IST und -SOLL, Eintrittstermin, Familienstand, Foto, Führungserfahrung, Grund des Wechsels, Kündigungsfrist, Mobilität und eventuell Referenzen. Durch die Vielzahl gedruckter Tipps und PC-Textverarbeitung ist das äußere Erscheinungsbild der Unterlagen heutzutage ziemlich egalisiert - alle schriftlichen Bewerbungen sind gleich "schön". Insofern ist die persönliche Vorstellung wichtiger.

8. Wie läuft so ein Interview?

Meistens verläuft das Gespräch unter vier Augen im Büro des Beraters. Der eingeladene Kandidat trifft auf einen neutralen Partner, der beobachtet und hinhören kann. Nach einem warming up und (hoffentlich) Hinweis auf gegenseitige Vertraulichkeit gibt der Berater einige Informationen über das Unternehmen, wenn der Bewerber interessiert ist, auch mehr und mehr detailliert. Der Berater gleicht seinen persönlichen Eindruck mit der schriftlichen Bewerbung ab und beobachtet Auftreten, Kleidung, Gestik, Mimik, Redeweise und erkennbare Eigenschaften. Als Profi zeichnet er sich durch gute Fragetechnik aus und wird die Vor- und Nachteile seines Besuchers in der Persönlichkeit, im Fach- und Führungskönnen professionell gewichten, und das im Vergleich mit anderen bereits interviewten Kandidaten. Wird man von einem Headhunter angesprochen, kann das erste Interview sehr kurz verlaufen. Auch ungewöhnliche Treffpunkte werden gegenseitig akzeptiert.

9. Was versteht man unter Outplacement?

Wenn Unternehmen und Mitarbeiter nicht mehr harmonieren und dem Arbeitgeber eine Kündigung schwer fällt, aus juristischen oder sozialen oder moralischen Gründen, dann können spezialisierte Personalberater Hilfe leisten. Mit Sachverstand und Einfühlungsvermögen bemüht sich der Berater extern um eine elegante Vorbereitung der Kündigung, möglicherweise auch um eine Neuvermarktung des ausgeplacten Kandidaten.

10. Und was ist Coaching?

Zunehmend wenden sich Stellensuchende an Berater und lassen sich bei der Bewerbung helfen. Der Berater kennt den Markt, weiß bei welchen Kanzleien sich aufgrund der persönlichen Qualifikationen des Kandidaten eine Bewerbung sich lohnt oder hat vielleicht sogar einen Auftrag für eine Position, die bisher im allgemeinen Stellenmarkt noch nicht bekannt ist. Er hilft aber auch vor der eigentlichen Bewerbung. Es geht dann darum, zum Beispiel Stellengesuche zu texten, sich auf Vorstellungsgespräche trainieren zu lassen oder mit ihrem Personalberater eine allgemeine Strategie für ein berufliches Fortkommen zu entwickeln. Man sollte meinen, je höher ein Fachspezialist oder eine Führungskraft in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist, um so weniger bedarf es derartiger Orientierungshilfe. Dem ist nicht so. Gerade Manager der höheren Ebenen suchen das Karrieregespräch mit einem Profi. Für Juristen in gehobenen Positionen und einiger Berufserfahrung ist ein Wechsel nicht immer einfach. Gerade bei den Großkanzleien kennen sich viele Anwälte untereinander. Bei einer Initiativbewerbung bei einer anderen Kanzlei besteht daher ein besonders große Gefahr der Indiskretion. Kommt ein Arbeitsplatzwechsel nicht zustande, kann die eigene, bisher sichere Position gefährdet werden und der gute Ruf beschädigt sein. Hier kann der Berater als Vermittler helfen, indem er zunächst anonymisierte Unterlagen an die vom Kandidaten gewünschte Kanzlei weiterleitet und erst bei konkretem Interesse die Anonymität lüftet.

11. Was, wenn man die Position nicht bekommt?

Zum einen kann der Kandidat sich mit einer gut formulierten und begründeten Absage zufrieden geben und es sportlich ein anderes Mal wieder versuchen. Zum anderen besteht die Möglichkeit, den Berater anzurufen und sich detaillierter nach dem Absagegrund zu erkundigen. Und ein guter Headhunter "pflegt" seine Kandidaten auch weiterhin. Durch eine Absage eines Personalberaters sollte man sich nicht entmutigen lassen. Eine Absage von ihm ist etwas anderes als eine Absage einer Kanzlei. Das Urteil hat sich nur auf eine ausgeschriebene Position e i n e r Kanzlei oder e i n e s Unternehmens bezogen. Außerdem hat vielleicht der Personalverantwortliche, nicht aber der Personalberater gegen Sie entschieden. Deshalb kann der Berater getrost bei der nächsten interessanten Anzeige wieder angeschrieben werden.

Weitere Informationen:

Petrus Gerbaulet
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