Jurawelt

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RA Stefan Zeidler
Kanzleiverwaltung zum "All-In"-Preis

Eine Rezension zu:

LawFirm
Professional-Version

kanzleirechner.de GmbH, Köln, 920,- ?

http://www.kanzleirechner.de

Wer Verwaltungsaufgaben in der Kanzlei per Computer erledigen möchte, kommt um eine Spezialsoftware nicht herum. Der Markt um die für Kanzleien angepassten Produkte ist heiŸ umkämpft. Man will sich schlieŸlich nur einmal "binden". Die Erfahrung zeigt, dass ein Wechsel des Verwaltungsprogramms nur im äuŸersten Notfall durchgeführt wird. Darum prüfe, wer sich ewig bindet: Einige Hersteller bieten Testversionen an. Ein Ausprobieren verschiedener Programme sei vorab jedem ans Herz gelegt.

Eine weitere Entscheidungshilfe sind Berichte von Anwendern und ein solcher liegt hier für die Software LawFirm der Firma kanzleirechner.de GmbH vor. Nach einem Test in der NJW-CoR von 1999 ging dort LawFirm als Testsieger unter den Kanzleiprogrammen hervor. Auch diese Software kann in einer eingeschränkten Version kostenlos ausprobiert werden.

œber den Programmumfang, die extrem leichte Installation und den Nutzen der Grundfunktionen hat schon RA Pascal Croset in seiner Rezension der Standard-Version berichtet. Diese spezielle Version für den Berufseinsteiger ist in ihrem Funktionsumfang leicht eingeschränkt, ohne aber den Nutzen zu beschneiden.

Hier liegt die Professional-Version vor. Sie bietet den vollen Funktionsumfang. Im Folgenden sollen daher nur die erweiterten Funktionen beschrieben werden.

Ein Highlight gleich vorweg: Die Termin- und Fristenverwaltung bietet die Möglichkeit, ganze Arbeitsschritte zum jeweiligen Termin oder zur Frist zu verwalten. Das Erstellen eines so genannten Workflow erleichtert die weitere Terminplanung und ist gerade in der Zusammenarbeit mit mehreren Mitarbeitern eine sinnvolle Arbeitshilfe. Was damit gemeint ist, soll ein Beispiel verdeutlichen: Ein Schriftsatz erreicht die Kanzlei. Darin eine Frist von 4 Wochen zur Stellungnahme. Mit der Software wird der Fristbeginn festgelegt und das automatisch berechnete Fristende kontrolliert. Soweit noch keine Besonderheit. In dem Beispiel müssen aber zu der Stellungnahme bestimmte Vorarbeiten erledigt werden. Der Bearbeiter trägt zum Beispiel eine Wiedervorlage von einer Woche ein, bei der der Eingang eines Privatgutachtens geprüft werden muss. Weiter wird gleich eingetragen, dass in etwa 2 Wochen die Sekretärin einen Besprechungstermin mit dem Mandanten vereinbaren soll. Da der Mandant einen Hausbesuch wünscht, wird als Aufgabe eingetragen, vorab eine Fahrkarte zu kaufen. SchlieŸlich wird als Anweisung für das Sekretariat eingegeben, eine Woche vor dem Fristablauf genügend Zeitfenster für die Bearbeitung der Stellungnahme zu planen. Das alles wird in wenigen Minuten zusammen mit der Frist eingetragen. Sind Anweisungen für andere Mitarbeiter darunter, werden sie automatisch darüber informiert.

Weitere Planungstools sind die Aufgabenverwaltung, die Aufgaben zu einer Akte, zu einem Mitarbeiter oder zur gesamten Kanzlei zuordnen kann, sowie die Planungshilfe für ein Telefonat. Damit lassen sich praktische Erinnerungen verwalten und die jeweiligen Informationen aus der Akte sind zum richtigen Zeitpunkt präsent.

Welche Informationen in LawFirm zu einer Akte abrufbar sind, bestimmt die Funktion der "Elektronischen Akte". In der Standard-Version sammelt LawFirm darin nur die Schreiben, die über die LawFirm-Schnittstelle in Microsoft Word erstellt worden sind. In der Professional-Version ist diese Funktion erweitert. So lassen sich hier ?fremde? Dokumente importieren. Mittels der bei Microsoft Windows üblichen Funktion "drag and drop" (mit dem Mauszeiger ziehen und loslassen) können E-Mails, PDF-Dokumente, Tabellen und andere Dateien zu einer Akte gespeichert werden. Doch nicht nur zu einer Akte: Auch an einen bestimmten Mitarbeiter lassen sich so Informationen weitergeben. Alle Dokumente werden in LawFirm in einem eigenen Dokumentenverwaltungssystem gespeichert. „hnlich wie in einem E-Mail-Programm hat jeder Mitarbeiter eine Posteingangsmappe, in der er alle wesentlichen Informationen vorfindet. So könnten dort ein Vertrags- oder Schriftsatzentwurf gespeichert sein, mit der Bitte des Kollegen um eine Korrektur. Auf die selbe Weise würde der Anwalt ein Schreiben entwerfen und es in die Posteingangsmappe des Sekretariats ablegen mit der Bitte um Versendung.

Wer über einen Scanner am Arbeitsplatz verfügt, kann damit eingehende Schriftstücke einlesen und zur Akte abspeichern. Damit das nicht jeder Sachbearbeiter machen muss, genügt eine zentrale Stelle in der Kanzlei, die Schriftstücke einliest und zur Akte zuordnet. Sofort stehen die elektronischen Dokumente dem jeweiligen Sachbearbeiter zur Verfügung. Mit der Funktion der elektronischen Akte kann per Knopfdruck auf alle wesentlichen Informationen zugegriffen werden. Ebenso leicht kann die elektronische Akte oder ein Auszug davon auf ein Notebook oder einen USB-Stick gespeichert werden und steht dann mobil zur Verfügung.

Ein weiteres Werkzeug mit groŸem Nutzen ist die Unterstützung für Zeiterfassung. Jede Arbeit kann einer bestimmten Akte zugeordnet werden. Beginnt man beispielsweise mit dem Erstellen einer Klageschrift, wird in der Zeiterfassung die Anfangszeit, die jeweilige Akte und die Beschreibung der Arbeit erfasst. Die Zeiterfassung kann leicht unterbrochen werden, zum Beispiel durch ein eingehendes Telefonat. Knopfdruck genügt und die Zeit des Telefonats wird anderweitig zugeordnet. Ist der Anruf beendet, genügt wieder ein Knopfdruck und die vorhergehende Zeiterfassung wird fortgeführt. Nach und nach entsteht eine detaillierte Zeitaufstellung für eine Akte. Fast schon unverzichtbar bei den immer häufigeren Abrechnungen nach Stundenhonorar. Damit darin nicht alle Kleinigkeiten in der Liquidation aufgeführt werden, kann der Sachbearbeiter der Akte jede erfasste Tätigkeit akzeptieren oder ablehnen. Dabei heiŸt ablehnen nicht gleich löschen. Zu jeder Zeit kann die tatsächlich angefallene Zeit der Bearbeitung abgerufen werden.

Bei Honorarabrechnungen wird der Sachbearbeiter mit einer Budgetierung sinnvoll unterstützt. So lassen sich zu jeder Akte Honorarbudgets hinterlegen, bei deren œberschreitung gewarnt wird. Diese Funktion schützt den Anwalt vor unrentablen Mandaten und den Mandanten vor finanziellen œberraschungen.

Gerade in der Finanzverwaltung bietet LawFirm weitere Hilfen an. Liquidationen nach Honorarabrechung oder nach RVG sind im Handumdrehen erstellt. Gebühren oder Nebenkosten werden beispielsweise sofort erfasst, wenn sie anfallen. Das mühsame Durchsuchen der Akte nach Gebührentatbeständen entfällt. Nebenkosten können zunächst komplett erfasst werden. Später, bei der Erstellung der Liquidation, wird dann entschieden, welche Nebenkosten abgerechnet werden. Der œberblick über den tatsächlichen wirtschaftlichen Wert einer Akte bleibt vollständig erhalten.

In LawFirm ist in allen Versionen ein Buchungssystem eingebaut. Eingehende und ausgehende Zahlungen können Akten zugeordnet werden. LawFirm unterstützt den Benutzer automatisch mit Buchungen auf Honorarforderungen oder als Fremdgeld. Wer jedoch ein weitergehendes Buchhaltungssystem erwartet, kommt um den Einsatz einer speziellen Software nicht herum. LawFirm folgt der Philosophie der Spezialisierung. Oder anders: Warum das Rad neu erfinden? Das Programm bietet eine Schnittstelle zur Software "Buchhalter" der Firma Lexware. Die Daten werden dort aufbereitet und können beispielsweise direkt dem Steuerberater übermittelt werden.

SchlieŸlich sei noch die integrierte Datensicherungshilfe genannt, die aber erst in einer vernetzten Umgebung mehrerer Arbeitsplätze ihre Trümpfe ausspielen kann. So dienen alle Arbeitsstationen als Medium für die Sicherung der Datenbank. Meldet sich eine Arbeitsstation an dem Datenserver an, so wird automatisch ein Abgleich durchgeführt, der die Datenbankversionen vergleicht und gegebenenfalls auf den Server zurückspielt. Allerdings muss der Benutzer für eine Sicherung der Daten auf einem externen Medium (Bandlaufwerk, CD-ROM, DVD) weiterhin selbst sorgen.

Fazit:
LawFirm macht SpaŸ und hinterlässt einen ausgereiften Eindruck. Es ist für den praktischen Einsatz von Anwälten für Anwälte konzipiert und setzt diesen Ansatz konsequent um. Viele kleine Werkzeuge helfen im Kanzleialltag. Dabei geht die œbersichtlichkeit keinesfalls verloren. Das Programm nutzt die Microsoft Windows-Oberfläche, so dass sich jeder Benutzer ohne teure Schulung sofort zurechtfindet. Mit Ausnahme der Erinnerungen und der Textverarbeitung laufen alle Arbeitsschritte in einem Fenster ab. Das schafft nicht nur œbersichtlichkeit, sondern auch Effizienz.

Die Anschaffungskosten sind im Vergleich zu anderen Produkten gering. Zumal keine weiteren versteckten Kosten zu erwarten sind. Bei anderen Produkten muss man teilweise Schulungen buchen, Hardwarekomponenten kaufen oder Mitgliedschaften erwerben. Dagegen ist der eine Preis für LawFirm transparent.

Die mitgelieferten Schulungsvideos erleichtern den Einstieg enorm. Und für die Benutzer, die gern selbst alles ausprobieren wollen, ohne gleich echte Daten zu riskieren, installiert LawFirm parallel ein so genanntes Testsystem mit, in dem nach Herzenslust experimentiert werden kann. Wer "mehr" will, kann über kanzleirechner.de einen kostenpflichtigen Software-Pflegevertrag abschlieŸen, der auch Programmupdates umfasst oder sich Altdaten aus anderen Programmen konvertieren lassen.
"Fachanwaltskommentar Arbeitsrecht" von Gregor Dornbusch / Ernst Fischermeier / Manfred Löwisch
Bremen
Kaiser Skripten
Fachanwaltsausbildung





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