|
Ralf Hansen
Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO
Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht
Hrsg. von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
7. völlig neubearbeitete Aufl.
Erich Schmidt Verlag, Berlin-Bielefeld, 1999, DM 49,80
http://www.erich-schmidt-verlag.de
Das Werk ist ausschließlich auf die Bedürfnisse der Praxis zugeschnitten und will insbesondere Buchführungsverpflichteten konkrete Entscheidungshilfen geben. Wer
nach HGB oder AO (deren Vorschriften sich hier wie anderweitig nicht unbedingt decken) buchführungspflichtig ist, muß für einen bestimmten Zeitraum (i.d.R. sechs bis
zehn Jahre) bestimmte, sein Unternehmen betreffende Unterlagen aufbewahren, um nicht schwere Nachteile in Kauf zu nehmen, etwa bei der Prüfung der obligatorischen
Steuererklärung. Diese Problematik betrifft mehr oder weniger auch alle Provider im Netz. Es werden Antworten auf die Fragen gegeben, wer nach Handels- und Steuerrecht
aufbewahrungspflichtig ist, was aufzubewahren ist, in welcher Form, wie lange und wo.
Der erste Teil der Schrift erläutert die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und stellt die Unterschiede zwischen handelsrechtlichen (Kaufleute: §§ 238, 239, 257-261 HGB)
und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten heraus. Steuerrechtlich spielt besonders § 140 AO eine bedeutende Rolle, der jeden zur Aufbewahrung zwingt, wenn für die
Prüfung der Steuerveranlagung nach anderen Gesetzen sich Aufbewahrungspflichten ergeben, deren Anforderungen auf das Steuerrecht erstreckt werden. Gemeint ist nicht nur das
HGB, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die kaum überschaubar sind. Hier wäre eine (nicht abschließende) Auflistung sicher hilfreich gewesen.
Unternehmerisch tätige Nichtkaufleute, etwa der “freien Berufe”, die kein Gewerbe i.S.v. § 1 HGB betreiben, sind allerdings zur Erstellung einer einfachen
Einnahme-Überschuß-Rechnung verpflichtet, § 15 EStG .Damit in Zusammenhang stehende Unterlagen sind aus steuerrechtlichen Gründen aufzubewahren (§ 145 AO),
da auch sie eine Steuererklärung nach § 149 AO abgeben müssen, deren Anforderungen sich aus dem EStG ergeben. Dieser expandierende Dienstleistungsbereich wird etwas
vernachlässigt. Aufzubewahren sind grds. Originalunterlagen. Von besonderer Bedeutung sind heute Übertragungen auf elektronische Datenträger, deren Problematik
umfassend thematisiert wird. Problematisch wird immer wieder - insbesondere in Prozessen vor den Finanzgerichten - die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht, die nach § 257
Abs.4 HGB zehn Jahre und nach § 147 Abs.3 AO sechs Jahre beträgt. Letztere Frist soll auf acht Jahre erhöht werden.
Der zweite Teil enthält eine erschöpfende Auflistung der aufzubewahrenden Schriftgutarten und nennt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Der Anhang enthält die
zentralen gesetzlichen Grundlagen des HGB und der AO nebst zahlreichen einschlägigen BMI-Schreiben.
Fazit: Ein nützlicher, kurzer Leitfaden für die Wirtschaftspraxis!
|
