A. Einleitung
Warum ein pdf erstellen? Ja, warum, Sie haben doch schon ein Word-Dokument! Richtig, aber das pdf-Format hat viele Vorteile: Die Datei ist erheblich kleiner und kann so leichter heruntergeladen (und damit zur Kenntnis genommen!) werden; keiner kann das Dokument ändern/verfälschen; keine Kompatibilitätsprobleme, wie es sie z.B. bei einem Word-Dokument für User älterer Word-Versionen geben kann. Nicht zuletzt ist mittels pdf-Dateien eine hervorragende WYSIWYG-Kontrolle möglich: Sie sehen die Datei ganz genau so, wie sie auch jeder andere sieht – die langwierige Arbeit soll ja schließlich auch nach was aussehen!
B. Voraussetzungen
Das Erstellen ist am einfachsten über Word und Postscript-Dateien, dazu gleich mehr. Es sind dafür folgende Voraussetzungen nötig:
I. Word oder sonstiges Textverarbeitungsprogramm
II. Installierter Postscript-Druckertreiber
III. Ghostsript
IV. Ghostgum/Ghostview
V. Acrobat Reader
C. Installation
I. Textverarbeitungsprogramm
Bedarf wohl keiner weiteren Erklärung.
II. Postscriptdrucker
Den wird quasi niemand installiert haben, deswegen hier das Vorgehen:
1.) Menüpunkt "Neuen Drucker hinzufügen" (oder ähnlich; abhängig vom Betriebssystem).
2.) Den Drucker "HP Color LaserJet 8500 PS" auswählen, sofern der in der Liste vorhanden ist. Wenn nicht, dann einen anderen Postscriptdrucker (erkennbar häufig am "PS" im Namen) auswählen, wenn möglich einen, der Farbe "drucken" kann (sonst kommen bunte Grafiken etc nur schwarz-weiß/grau raus).
3.) Installation durchführen, ist ja selbsterklärend. Unbedingt darauf achten, daß der Ausgabe-Port nicht LPT1 ist, sondern "Datei" ("File"), denn wir wollen ja nicht wirklich was ausdrucken, sondern erstmal eine Datei erstellen. Auch soll dieser Drucker nicht der Standarddrucker sein.
III. Ghostscript
Das ist das eigentliche Programm, das Postscriptdateien in PDF-Dateien umwandelt. An sich sehr umständlich zu bedienen, aber um das zu umgehen, gibt es noch Punkt IV., s.u.. Es muß das Programm zunächst runtergeladen werden. Zu finden ist es unter
www.cs.wisc.edu/~ghost/ (die Seite ist in Englisch). Dort unter dem Menüpunkt "Software available at this site" der Punkt "Obtaining AFPL Ghostscript X.X" (X steht für die Versionsnummer, die sich ja ändert). Diesen Link anklicken und auf der nächsten Seite zu "Windows 95, 98, NT or 2000" gehen (vorausgesetzt Sie haben ein Windowssystem, sonst eben das passende System auswählen) und dort die Datei anklicken zum Runterladen. Leider ist das recht groß, im Moment so um die 7 MB. Wenn die Datei heruntergeladen ist, einfach auf diese Doppelklicken und die Installation durchführen, die selbsterklärend ist.
IV. Ghostgum/Ghostview
Das Programm macht die an sich komplizierte Bedienung von Ghostscript zu einem Kinderspiel. Zu finden ebenfalls unter
www.cs.wisc.edu/~ghost/ und dort "GSview". Das anklicken und auf der nächsten Seite die Datei passend zum Betriebssytem anklicken und runterladen. Auch hier mittels Doppelklick die Installation starten und durchführen. Ghostscript muß vorher installiert sein!
V. Acrobat Reader
Der ist nicht wirklich nötig zum Erstellen der Dateien, aber man braucht ihn zur Anzeige. Die ist ja nun für die Kontrolle auch nicht ganz unwichtig. Zu finden ist der kostenlose Acrobat Reader unter
www.adobe.com/products/acrobat/readermain.html. Bitte runterladen und installieren.
D. Das Erstellen der PDF-Dateien
Nachdem alles Nötige installiert wurde (s.o. C.), kann jetzt das PDF erstellt werden. Dazu sind zwei Schritte nötig:
I. Postscript-Datei erstellen
Im Textverarbeitungsprogramm öffnen Sie das Dokument, das umgewandelt werden soll, idR ja ein Word-Dokument. Es wäre von fundamentalem Vorteil, wenn die Schriftart im Dokument ausschließlich Times New Roman wäre, da ich bis jetzt allein mit dieser Schrift eine wirklich gute Ausgabe im pdf-Format erhalten habe. Mit anderen geht es mitunter gar nicht, aber das muß man halt einfach mal ausprobieren. Bevor Sie aber Ihr ganzes Layout über den Haufen schmeißen, lassen Sie die Schrift erstmal so. Ausprobieren eben. Ein Tip von anderer Seite lautet, daß man als PS-Drucker den Treiber des Kyocera 8000C verwenden sollte, dann gäbe es diese Probleme mit der Schriftart nicht. Ich habe das selber noch nicht ausprobiert. Zu finden ist der Treiber im Internet, sicherlich wohl auf der Homepage von Kyocera. Der Dateiname folgt dem Format w9x_me_kpdl_34_nn.exe, wobei für die deutsche Version "nn" durch "de" zu ersetzen wäre.
Gehen Sie jetzt auf "Drucken" im Menü von z.B. Word (nicht das Drucksymbol anklicken!) und wählen dort den oben installierten Postscript-Drucker aus. Dann "drucken" Sie. Word fragt Sie, wo die Datei hin soll und wie sie heißen soll. Sie hat die Endung .prn. Diese Endung auch bitte nicht ändern. Speichern.
II. PDF erstellen
Öffnen Sie jetzt Ghostview, das bereits oben (C.IV.) installiert wurde. Eine eventuelle Meldung, daß man sich registrieren soll, kann man getrost wegklicken (oder ein paar Märker zur Unterstützung des Projekts löhnen, schadet sicherlich nicht, aber wer hat das Geld als Doktorand schon...). Dann hauen Sie auf den Buchstaben "O" (oder gehen im Menü auf Öffnen) und suchen Ihre gerade erstellte *.prn-Datei. Diese auswählen und öffnen. Die jetzt erscheinende Anzeige des Dokuments (nur die erste Seite sieht man) sieht ziemlich bescheiden aus, aber das soll nicht stören. Unten im Statusbalken kontrollieren, ob das komplette Dokument geöffnet wurde, ob also die Seitenzahl stimmt. Dann gehen Sie auf Datei -> Drucken (oder so ähnlich, in Englisch ist das der Menüpunkt "Convert" im Menü "File"). Das jetzt erscheinende Fenster ist normalerweise so, daß man nichts ändern muß. Es sollte als Gerät ("Device" in Englisch) "pdfwrite" anzeigen, als Auflösung 300 dpi ausgewählt sein und alle Seitenzahlen markiert sein (Standard). Dann ok klicken und den Ort für das Speichern des zu erstellenden PDF auswählen sowie der Datei einen Namen geben. Wichtig ist, daß man hier die Endung von Hand in .pdf ändern oder ergänzen muß! Es darf nicht mehr prn oder sonstwie heißen! Das kleine Fenster geht zu und im Hintergrund (Sie sehen das also nur in der Windows-Taskleiste) geht ein anderes Statusfenster auf, das unter Umständen aber sehr schnell wieder verschwindet, je nachdem wie flott der Rechner ist und wie viele Seiten zu bearbeiten sind. Wenn das durchgelaufen ist (wenn sich also dieses neue, nur beim Anklicken sichtbare Fenster wieder geschlossen hat), dann gehen Sie zu dem Verzeichnis, wo Sie das pdf gespeichert haben. Das sollte jetzt dort sein. Mal anklicken, es sollte sich der Acrobat Reader öffnen und die Arbeit anzeigen. Gehen Sie ruhig die Seiten durch, um zu sehen, ob alles ok ist. Manchmal stimmt halt einfach was nicht, dann muß man ein bißchen rumprobieren mit a) dem Worddokument, das man in postscript umwandelt und/oder b) mit Ghostview und dessen Einstellungen. Wenn die Schrift übel rüberkommt, dann probieren Sie wirklich mal, die Schriftart im Worddokument auf Times New Roman zu ändern (und dann natürlich nochmal den Schritt D. I. durchführen). Wenn alles paßt, dann sind Sie fertig. Sie haben ein hübsches pdf, das nett klein ist im Vergleich zum Worddokument und es sieht sogar noch besser aus.
