Details der Büroverwaltung aus einer Hand

Eine Rezension zu:

Haufe

Büro Manager
Korrespondenz und Adressen effizient archivieren. Büroabläufe intelligent organisieren

Version 5.1

Systemvoraussetzungen:
Pentium-/AMD-Rechner ab 200 MHz, Betriebssystem MS Windows 98 / ME / NT / 2000 / XP, mind. 64 MB RAM, mind. 200 MB Festplattenspeicher, Grafikkarte mit mind. 800 x 600 Punkten Auflösung und CD-ROM-Laufwerk

Rudolf Haufe Verlag, Juni 2003, 1 CD-ROM, 198,- €
ISBN 3-448-05375-9

http://www.haufe.de

Die Büro-Organisation ist eine schwierige, aber auch lohnende Aufgabe. Wer sie schlecht erfüllt, der riskiert nicht nur den Ärger mit seinen Mandanten, sondern läuft Gefahr, durch Versenden von Informationen an die falschen Leute oder Versäumnis von Fristen schadensersatzpflichtig zu werden.

Der Haufe Verlag hat eine Softwarelösung entwickelt, die speziell für Kanzleien und auch allgemeine Betriebe geeignet ist. Dafür wird der stolze Preis von 198,- € verlangt. Ist sie das Geld wert?

Die Bedienung des Programms erfolgt über einen einheitlichen Desktop. So erfolgt die Ansteuerung ähnlich wie im Windowsexplorer über einen Verzeichnisbaum im linken Teil, der beim Auffächern logische Untergruppen preisgibt. Man kann hierbei zwischen drei Hauptbereichen wählen, wie der Akten-, der Adressenverwaltung und dem Schriftsatzmodul mit inbegriffenen Musterschriftsätzen, die auch in der programmeigenen Textverarbeitung oder einem anderen schon installierten Programm wie beispielsweise Word bearbeitet werden können (man muss also nicht unbedingt eine eigene Lizenz für eine Textverarbeitung zum Nutzen dieses Programms verbrauchen und kann sich einen "Stand-alone-Büro-PC" zum Beispiel für einen entsprechenden Sachbearbeiter damit erstellen). Die Oberfläche ist grafisch einfach und funktionell gehalten. Dabei ist das Design in der Tat so eingängig, dass sofort professionell mit dem Programm gearbeitet werden kann.

Die Akten- und Adressenverwaltung funktioniert durch die Abfrage in verschiedenen Formularen. Die Einstellungen und Eintragungsmöglichkeiten lassen hierbei keine Wünsche offen. Für alle relevanten Bereiche der Aktenarbeit und auch Rechtsberatung besteht die Möglichkeit, die Akte entsprechend den Vorgaben anzupassen und sie dementsprechend im Büroablauf zu berücksichtigen. Besonderes Augenmerk liegt auch auf der Benutzerverwaltung. Hier ist es möglich, mehreren Personen unter entsprechenden Rechteprofilen Beeinflussungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten zu geben. Außerdem kann jeder Mitarbeiter dann eintragen, ob er die Akte gerade auf seinem Tisch hat oder nicht. Jedem Mitarbeiter ist es dadurch möglich, den Aktenstandort zu bestimmen. Zentrales Modul ist auch der (Fristen-)Kalender. So kann beispielsweise jeder Mitarbeiter seine Termine eintragen, die dann von dem Supervisor oder Bürochef zentral eingesehen werden können. Jeder Mitarbeiter kann dann individuell daran erinnert werden, wann er einen Termin wahrnehmen, eine Partei anrufen oder sich die Akte wiedervorlegen muss.

Am eindruckvollsten ist das Modul "Schriftsätze". Hier können nach Abfragen Textbausteine dazu verwendet werden, passende Musterschreiben zu jeweiligen Einzelfällen hinreichend zu individualisieren. Die Gefahr der Versendung von falschen Informationen, die besteht, wenn man ein Musterschreiben per Hand abändert, ist hierdurch minimiert, da der richtige Ansprechpartner immer durch Öffnen und Bearbeiten einer Akte ausgewählt ist. Weiterhin sind Änderungen beispielsweise in der Adresse gleich für alle Module und Bearbeiter zugänglich, da diese zentral auch die Schriftsätze und die Aktenverwaltung bedient.

Gesamteindruck:
Dieses Programm erleichtert den Arbeitsablauf in einer Kanzlei. Zwar ist die Bedienung zunächst gewöhnungsbedürftig. Doch wird hier ein Organisationsablauf geboten, der kaum Fehler zulässt. Der wahre Nutzen des Programms entfaltet sich bei der Nutzung im Büronetzwerk, da hierdurch die Schwierigkeit der Koordination aller Arbeitskräfte wesentlich erleichtert wird. Die Kommunikation wird wesentlich verbessert. Dies lässt den Preis von 198,- € absolut gerechtfertigt erscheinen. Der Optimierung der Arbeit im Büro zuliebe sollte sich jeder Organisationsverantwortliche dieses Programm zumindestens anschauen. Speziell für Juristen gibt es auch die Version "Kanzlei Office" von Haufe, welches speziell auf die Bedürfnisse einer Kanzlei abgestimmt ist. Jeder Jurist kann also entscheiden, ob er nur den Büroablauf mit "Büro Manager" optimieren will oder zudem eine (teurere) Lösung hinsichtlich Kostenberechnung, Forderungsmanagement, Fristenkalender und weiteren Zusatzmodulen für die Kanzleiarbeit mit "Kanzlei Office" nutzen möchte.