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Nicole Klug, ReNoStar GmbH
In Zeiten in denen die Kugelkopfschreibmaschine ratternd in den Anwaltskanzleien Texte produzierte, konnte man noch über Sinn und Unsinn einer EDV streiten. Heutzutage ist der Einsatz von Personal Computer zur Textverarbeitung und Kanzleiverwaltung im Alltag keine Frage mehr.
Alleine nur unter dem Aspekt der Textverarbeitung wird deutlich, wie sehr durch moderne Technologie die Effizienz der Kanzlei gesteigert wird: Durch Korrekturmöglichkeiten am Bildschirm mit z.B. einer Rechtschreib- und Trennhilfe, Suchen- und -Ersetzen-Funktion, Textbausteine und einfacher Archivierung erhöht sich die Produktivität beträchtlich. Bedenkt man noch, dass sich einmal erstellte Schriftsätze ganz oder teilweise leicht verändert in neuen Mandaten wiederverwenden lassen, so ist das Ende der Schreibmaschine im regulären Kanzleigeschehen nicht mehr verwunderlich.
Die altbewährte Schreibmaschine ist in den Büros meist nur noch selten zu finden. Durchweg in allen Branchen hat der Personal Computer Einzug gehalten. Auch der Anwalt kann sich nicht mehr gegen diesen Fortschritt wehren.
Der Markt ist überfüllt mit sogenannter Anwalts- bzw. Branchensoftware und spätestens nach dem Entschluss eine eigene Kanzlei zu gründen, wird jeder Anwalt mit der Frage konfrontiert, ob und vor allem welches Programm ist das für mich geeignete. Bevor aber diese Entscheidung getroffen werden kann, muss ein Konzept erstellt werden.
Am besten man greift zu Papier und Bleistift und macht sich grundlegende Gedanken zum eigenen Unternehmertum. Folgende Themen sollten auf diesem Notizzettel skizziert werden:
Kanzleistruktur
Als erstes sollten Sie entscheiden, wo Sie Ihre Kanzlei eröffnen. Vielleicht haben Sie ja bereits Räume angemietet oder der Standort muss erst noch gewählt werden. Manch einer besitzt sogar eine eigene Immobilie, die genutzt werden kann. Oder man entschließt sich, für den Anfang ganz bescheiden aus dem eigenen Wohnzimmer aus zu wirken.
Des Weiteren sollten Sie überlegen, ob Sie sich auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisieren möchten, Personal einstellen und wie Sie Ihre Räume einrichten. Wer nimmt Ihre Anrufe entgegen, wenn Sie bei Gericht sind oder einen Mandantentermin haben? Die Sekretärin oder der Anrufbeantworter? Auch die Büroausstattung sollte zumindestens grob festgelegt werden. Denken Sie dabei daran, dass die Räume Ihr Aushängeschild sind und Sie dort Ihre Mandanten empfangen.
Hier sei nur kurz erwähnt, dass diese Überlegungen überaus wichtig für die Auswahl der geeigneten Software sind. Es wird später noch klar, warum.
Finanzen
Sind die vorangegangenen Fragen beantwortet und vor allem die Antworten übersichtlich dargestellt, steht sozusagen das Grundgerüst. Der erste Schritt zur eigenen Kanzlei ist getan. Jetzt ist es an der Zeit, die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel auf die skizzierten Gedanken zu verteilen.
Hier ist größte Sorgfalt geboten. Kalkulieren Sie buchstäblich jeden benötigten Bleistift mit ein. Nur eine durchdachte Planung erspart Ihnen später mitunter ein böses Erwachen. Fachliteratur zu diesem Thema kann sehr hilfreich sein. Vor allem Tips "alter Hasen" können Sie meist auch auf Ihre Kanzlei anwenden. Auch das Medium Internet hält hier ungeahnte Informationswelten parat.
Ziele
Sie haben nun die Vorab-Planung der eigenen Kanzlei soweit vollzogen. Natürlich lässt sich nicht alles im Vorfeld kalkulieren und planen. Die Praxis hält auch hier eine Menge Überraschungen für Sie bereit. Somit bringt die Selbständigkeit auch gewisse Risiken mit sich. An diesem Punkt sollte jeder nochmals gründlich in sich hineinhorchen und die Frage ehrlich beantworten, ob er sich dieser Aufgabe gewachsen sieht. Unehrlichkeit kann hier ein zukünftiges Loch in Ihren Finanzen bedeuten. Wenn Sie sich aber sicher sind, die Anforderungen zu erfüllen, steht dem nächsten Schritt nichts im Wege.
Schon zu Anfang sollte sich jeder seine Ziele für die nächsten Jahre festsetzen. Was wollen Sie in den ersten Jahren erreichen? Wollen Sie in 10 Jahren eine Großkanzlei führen oder möchten Sie lieber als Einzelanwalt tätig bleiben? Jeder hat seine eigenen Vorstellungen und Träume. Diese einmal schriftlich festgehalten, erleichtern den Weg dorthin.
Jetzt sind alle Voraussetzungen geschaffen, die Auswahl der geeigneten Software zu treffen. Die Entscheidung, die altbewährte Schreibmaschine im Schrank zu lassen, ist heutzutage keine wirkliche Entscheidung mehr.
Wer ein Unternehmen rentabel führen möchte, und das ist wohl unser aller Ziel, muss Personal und Zeit, zwei wichtige Faktoren, effizient einsetzen können. Dies ist heute nur durch den Einsatz von Personal Computern möglich.
Die auf dem Markt befindliche Software unterteilen wir in drei Arten:
I. Standard-Software
Natürlich ist es möglich, mit den bei den meisten PC`s mitgelieferten Programmen zu arbeiten. Die Produkte, der Microsoft-Palette wie z.B. Word, Excel und auch Outlook bieten schon eine Menge Vorteile gegenüber dem Arbeiten mit der Schreibmaschine. Texte können gespeichert und somit wiederverwendet werden. Auch sind Korrekturen leichter vorzunehmen bzw. gleiche Schriftsätze für verschiedene Mandanten zu erstellen.
Mit dem Programm Outlook kann auf schnellem Wege über E-Mails mit dem Mandanten kommuniziert werden. Bedenken Sie aber auch, dass bei Standard-E-Mail-Programmen die erforderliche Sicherheit nicht gewährleistet ist. Um sichere E-Mail-Kommunikation zu nutzen, d.h. Verträge und wichtige Schriftsätze mit dem Mandanten auszutauschen, gibt es spezielle Programme bzw. Module, die einen Schutz vor ungewünschten Zugriffen garantieren.
Meist ist bereits ein PC aus der Studienzeit vorhanden und somit muss hier nicht investiert werden. Hier sei aber erwähnt, dass diese Lösung voraussetzt, dass Sie sich in der Computerwelt zum großen Teil selbst zurechtfinden. Ausreichende Kenntnisse sind auch hier von Nöten. Einen professionellen Briefkopf mit z.B. Microsoft Word zu erstellen, ist sehr schwierig. Dies andererseits bedeutet, dass Sie alternativ fertig gedrucktes Briefpapier benöti-gen. Am Anfang heißt das wiederum: Kapital, das mit anderer Software eingespart werden kann. Ein Programm, mit dem Sie den Briefkopf selbst erstellen können, ist flexibler gegenüber Veränderungen.
II. Start-Ups
Viele Anbieter haben mittlerweile Programme speziell für Kanzleigründer im Angebot. Sogenannte Start-Ups gibt es bereits ab ca. € 200,-. Sie sind meist auf die wichtigsten Sachgebiete begrenzt und bieten eine Menge Vorteile für den Benutzer, wie automatisierte Aktenanlage mit Schnittstelle zu Microsoft Word oder die eben schon angesprochene einfache Gestaltung eines Briefkopfes.
Hier ist darauf zu achten, dass bei Bedarf problemlos auf eine Voll- bzw. Komplettversion umgestiegen werden kann. Dies bedeutet, dass die Daten, die teilweise über Jahre erfasst wurden, nicht nochmals eingegeben werden müssen und übernommen werden.
Die genauen Funktionsweisen variieren von Produkt zu Produkt, aber sie unterstützen auf jeden Fall den anwaltstypischen Arbeitsablauf. Diese Programme sind außerdem meist nicht schulungsintensiv und dadurch werden hohe Kosten vermieden. Auf ein ausführliches Handbuch sollte aber geachtet werden, damit Sie ohne Umschweife loslegen können.
III. Integrierte Software
Erst mit dem Einsatz einer integrierten juristischen Branchensoftware entstehen Synergien, die nicht nur für mehr Profit, sondern auch zu einer sichereren wirtschaftlich-organisatorischen Basis des Unternehmens Anwaltsbüro führen können.
Angetreten mit dem Anspruch
- Arbeitsgebiete mit hohem Standardtext- bzw. Formularanteil zu rationalisieren und dadurch eben diese wieder in die profitable betriebswirtschaftliche Zone zu überführen, Beispiele hierfür: Mahnwesen und Zwangsvollstreckung, Unfallschadenregulierung...
- Massenbearbeitung im Stapelverfahren zu ermöglichen
- Buchhaltung aktenorientiert zu führen und einfachen Zugriff auf die Daten von Fremdgeld und steuerfreien Auslagen zu ermöglichen
- Einfache Berechnung von Schuldnerkonten unter Berücksichtigung der §§ 366, 367 BGB zu ermöglichen
- Komplexe Zusammenhänge der BRAGO bei der Erstellung von Kostenrechnungen möglich zu machen
hat sich die juristische Branchensoftware mittlerweile zu einem wesentlichen Organisationsmittel des Anwaltsbüros gemausert.
Die Branchensoftware unterstützt strukturiertes Arbeiten in der Kanzlei und bildet die festgelegten und an die Kanzleibedürfnisse angepassten wesentlichen Arbeitsschritte ab. Damit beugt die Software Fehlern vor und vermeidet einem im "Papierbetrieb" unter Umständen vorkommende Doppelbearbeitung. Die durch Softwareeinsatz entstehende vorgangsorientierte Sachbearbeitung wirkt der Entfremdung der Arbeit entgegen und wirkt so motivierend auf Ihre Mitarbeiter. Gerade Rationalisierungseffekte und damit verbundene mögliche ernorme Einsparungen sind oft Hauptbeweggrund zur Einführung. Die Optionen sind vielfältig.
Hierzu eine Auswahl:
- zügiger Zugriff auf Mandanten-, Gegner- und sonstige Adressdaten durch Datenbankeinsatz
- kanzleiweit aktualisierte Daten bei Änderungen durch zentralisierte Datenhaltung
- Effizienz, da Daten nicht doppelt eingegeben werden bzw. nochmals getippt werden müssen
- schneller Informationszugriff durch elektronische Ablage aller ein- und ausgehenden Vorgänge zur Mandatsakte
- Terminkalender stehen an allen Arbeitsplätzen jederzeit aktualisierbar zur Verfügung
- optimierte Liquidation durch strukturierte Ausnutzung aller Möglichkeiten der BRAGO ggf. unter Einsatz einer automatischen Porto-, Kopier- und Telefonkostenerfassung
- niedrige Steuerberatungskosten durch kanzleiintern durchgeführte Einnahmen-/Überschussrechnung
- übersichtlicherer Zahlungsverkehr durch Datenträgeraustauschverfahren (DTA) mit der Hausbank
- Möglichkeit des Controlling und Finanzmanagement durch angesammelte Datenbasis und entsprechende Auswertungen
- Erhöhung der juristischen Beratungsleistung durch Know-how-Beschaffung mit Online-Recherchen (z.B. jurisWeb) mit strukturierter Mandanten-Kostenabrechnung
- Rechtssicherheit durch schnelle Interessenkollisions- bzw. Vorbefassungsprüfung über die Datenbestände
- Entlastung der Fachmitarbeiter von Schreibarbeiten durch Einsatz einer in die Kanzleisoftware integrierten netzwerkfähigen Spracherkennung
- bessere Übersicht und Fehlerreduktion durch festgelegte Workflows
- Mitwirkung am automatisierten Mahnverfahren durch entsprechende Schnittstellen und Exportfunktionen
- gängige Formulare werden vom Rechner vorab ausgefüllt ausgedruckt und brauchen nicht auf Lager gehalten werden
Der genaue Lieferumfang variiert natürlich von Anbieter zu Anbieter. Die Programme lassen sich teilweise noch erweitern. Zur besseren Übersicht die gängigsten Zusatzmodule:
Sprachverarbeitung – der Weg von Wort zu Schrift
Die stenoschreibende Sekretärin hat schon lange ausgedient. Die meisten Anwälte arbeiten mit sogenannten Banddiktiergeräten. Die Bänder bzw. Diktierkassetten werden vom Anwalt an die dazugehörige Akte geheftet und dann von der Sekretärin mit Hilfe des Abspielgerätes abgehört und der Schriftsatz geschrieben. Diese Vorgehensweise bringt bei einem höheren Diktiervolumen eine Menge umständlicher Wege mit sich und ist daher nicht mehr zeitgemäß.
Moderne Systeme arbeiten vorwiegend nach folgender Methode: Der Anwalt verfügt über ein Diktiergerät, das direkt mit dem PC verbunden ist. Er diktiert und schickt diese Sprachdatei via Computer zu seiner Sekretärin bzw. Schreibkraft. Hierbei sei zu erwähnen, dass durch die Weiterentwicklung der Systeme größtenteils kein Training der Stimme mehr notwendig ist. Ihre Stimme und somit Ihre Worte werden zu ca. 97% erkannt und direkt umgesetzt. Das Programm verbessert sich von Diktat zu Diktat, da die vorge-nommenen Korrekturen gespeichert werden und dadurch das Programm "lernt". Die gleichzeitige Vergabe von Prioritätsschlüsseln erleichtern das Handling und erübrigen eine dau-ernde Absprache mit der Schreibkraft.
Die an die Sekretärin gesendete Sprachdatei wird vom Computer automatisch in ein Worddokument umgewandelt und muss nur noch geringfügig angepasst werden. Nachdem kleine Schönheitskorrekturen vorgenommen wurden, wird das Schriftstück ausgedruckt. Bei Unklarheiten hat auch die Schreibkraft die Möglichkeit an Ihrem Arbeitsplatz das Diktat abschnittsweise abzuhören. Überflüssige Wege werden so vermieden und die Zeitersparnis ist immens.
E-Mail-Kommunikation
Wie schon erwähnt, bietet die elektronische Mail eine Menge Vorteile, birgt aber auch Risiken in sich. Oft müssen vor allem Verträge oder vertrauliche Schriftsätze in großer Stückzahl mit dem Mandanten ausgetauscht werden. Auf dem normalen Postweg dauert das meist zu lange. Oft müssen schnell Korrekturen vorgenommen werden, und da stellt das Medium Internet bzw. E-Mail die Möglichkeiten ja zur Verfügung. Damit können Dateien zum Mandanten geschickt werden und geändert wieder schnell zurückgelangen. Standard-Systeme können aber den Anspruch an genügend Sicherheit nicht bedienen.
Einige Software-Hersteller bieten hier Zusatzmodule an, die eine Kommunikation via E-Mail auf sicherer Basis garantieren. Meist sind diese mit dem Anwaltsprogramm direkt verknüpft, d.h. aus der Akte können Schriftsätze an den Mandanten verschickt bzw. empfangen werden.
Zeiterfassung
Mit dieser Zusatzfunktion ist die direkte Erfassung der aufgewandten Zeit möglich. Werden Arbeiten für den Mandanten ausgeführt, läuft eine "Stoppuhr" mit. Die so erfasste Zeit wird direkt zur Akte gespeichert. Dies ermöglicht eine exakte Zeitabrechnung und stellt ein geeignetes Instrument zum Kosten-Controlling dar.
Kopier-, Porto- und Telefonkostenerfassung
Studien haben ergeben, dass durch die Abrechnung der Pauschalen im Durchschnitt der Anwalt pro Jahr ca. € 13.000,- versäumt abzurechnen. Mit diesem Hilfsmittel, das bereits für manche Programme erhältlich ist, können Sie Ihre Kopier-, Porto- und Telefonkosten aufwandsgerecht ermitteln und abrechnen. Auch hier werden die erfassten Daten direkt zur Akte gespeichert und sind somit jederzeit direkt im Zugriff. Natürlich ist damit auch eine bessere Leistungskontrolle der dazugehörigen Büroausstattung (Kopierer, usw.) möglich.
Betriebswirtschaftliches Controlling
Wie bereits mehrfach erwähnt ist eine Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmers mit all seinen Kennzahlen immens wichtig. Auch der Anwalt muss regelmäßig seine Liquidität und auch Rentabilität kontrollieren.
Dieses Zusatzmodul ist meist eine Kombination verschiedener Hilfsmittel. Zum einen gehört hier sicherlich eine Microsoft Excel-Schnittstelle dazu. Durch diese lassen sich die Daten aus der Finanzbuchhaltung automatisch auswerten und auch graphisch darstellen. Alle Funktionsweisen, die Sie von Excel kennen, kommen hier zum Einsatz, wie z.B. das Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen aus den vorher erstellten Auswertungen. Es wird immer wichtiger, sein Unternehmen, sprich seine Kanzlei, durch solche Werkzeuge transparenter zu gestalten.
Weiterhin kann meist im Rahmen eines Controlling-Moduls eine vorbereitende Finanzbuchhaltung erstellt werden. Hierzu eine kleine Erläuterung: Die klassische Buchhaltung erfolgt nach dem Leitsatz: Ohne Beleg keine Buchung! In der Praxis ist es aber oft so, dass Sie schon vor der tatsächlichen Rechnungsstellung wissen, was in Zukunft an Aufwand bzw. Ertrag auf Sie zu kommt. Dieses Modul ermöglicht nun, solche kalkulierbaren Kosten und Erlöse im voraus zu planen und zu berücksichtigen. Hierzu gehören sowohl Fixkosten wie Gehälter oder Mietaufwendungen, aber auch die bereits erwähnten Kopier-, Telefon- und Portokosten können als Planzahlen mit einfließen.
Es ist wohl ersichtlich, dass damit die angesprochenen Risiken im voraus deutlich minimiert werden können.
Dokumentenmanagement
Diese Funktion ist für die Abwicklung des anwaltstypischen Arbeitsablaufs von größter Wichtigkeit. Um dies genauer zu erläutern, wird nachfolgend der optimale Workflow in der Kanzlei dargestellt.
Im alltäglichen Kanzleigeschehen ist der Input an Daten immens. Per Post, per E-Mail oder per Telefon kommen die verschiedensten Informationen in Ihr Büro. Um diese schnellstmöglich an die richtigen Stellen weiterzuleiten, werden Schriftsätze eingescannt und zur Akte gespeichert, Termine eingetragen oder Aufgaben verteilt. Auch Rechnungen und Schecks fließen von hier aus direkt in die Finanzbuchhaltung. Wiedervorlagen und Fristen werden zeitnah erfasst und Versäumnisse werden vermieden.
Auf die gleiche Weise wird der Output gespeichert. Egal ob Diktat oder Abrechnung – bei Aufruf der jeweiligen Akte haben Sie auf Knopfdruck alles im Überblick. Hierbei werden z.B. auch die schon erwähnten Portokosten erfasst.
Abschließend ist zu sagen, dass neben der Gegenüberstellung der Programmfunktionen natürlich auch die allgemeinen Zusatzleistungen der Hersteller zu beachten sind.
Manche bieten neben dem reinen Softwareprodukt eine komplette hard- und softwareseitige Betreuung an. Im Angebot finden sich verschiedenste Hardware-Produkte und den dazugehörigen technischen Service, auch von großen Netzwerken. "Alles aus einer Hand" ist das Motto, das gerade im EDV-Sektor nicht zu unterschätzen ist. Den Satz, "da müssen Sie jetzt Ihren Systembetreuer fragen, ist nicht unsere Aufgabe", hat bestimmt jeder schon mal zu Ohren bekommen. Auch hier verderben viele Köche den Brei...
Zur Auswahl des geeigneten Programms lässt sich abschließend folgendes feststellen: Für den Kanzleigründer, der alleine oder mit Sekretärin beginnt, ist ein sogenanntes Start-Up die beste Alternative. Ohne großen Kostenaufwand lassen sich hier die wichtigsten Tätigkeiten vereinfacht bewältigen. Hier ist nur darauf zu achten, dass es sich um ein erweiterbares Programm handelt, d.h. dass die Daten in die Komplett-Version übernommen werden können.
Geht die Kanzleigröße darüber hinaus, ist die Überlegung gleich eine integrierte Branchensoftware zu erwerben, auf jeden Fall anzustreben. Um hier die richtige Entscheidung treffen zu können, sollten alle Produkte unter die Lupe genommen werden. Nicht immer ist das Programm, dass der Kollege verwendet auch für Sie das Richtige. Lassen Sie sich ausführlich beraten. Es empfiehlt sich, die verschiedenen Programme kurz zu testen, wie z.B. eine Akte anzulegen, um sich mit der allgemeinen Benutzeroberfläche anzufreunden.
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